Юридический журнал

от ЮрПроводника

Как вести реестр договоров

1659

25 июня 2013 года

Реестр договоров в организации - это способ обобщения договоров организации, с помощью которого можно осуществлять должный и своевременный контроль за ними.

Существует множество споров о том, какая служба в организации должна вести такой реестр – юридическая, или бухгалтерия, или служба документооборота. Представляется, что для каждой в отдельности взятой организации существует свое единственно правильное решение, о том, кто именно должен вести реестр договоров в зависимости от штатной численности сотрудников и ее хозяйственной деятельности. Итак, разберем пошагово, как же его составить, оформить, и вести. 

  1. Первоначально необходимо определиться, какие сведения из заключаемых договоров необходимо вносить в реестр. К таковым могут относиться: Следует отметить, что в настоящее время существует множество специально разработанных программ для ведения подобных реестров, однако многие продолжают формировать их самостоятельно.
  2. Анализируя сведения, которые необходимо будет вносить в реестр договоров, необходимо определить каким образом, в случае необходимости, можно будет, используя информацию, содержащуюся в реестре, отслеживать графики платежей, исполнителей, контрагентов, лиц, согласующих и подписывающих договоры, а также иные сведения.
  3. После того, как будет сформировано четкое представление о сведениях, подлежащих занесению в реестр договоров, оформляем его. Оформлен он может быть на электронном носителе или на бумажном, кому как более удобно. Например, при оформлении на бумажном носителе, можно воспользоваться следующим способом. Для начала формируем папку «Реестр договоров за ___ год (или квартал)». Каждый договор,  после его оформления и подписания (некоторые договора считаются заключенными с момента государственной регистрации!), подшиваете в эту папку. А на первой странице папки формируете сам реестр, в который вносите необходимые сведения о каждом договоре. Следует обратить внимание, что в процессе исполнения уже заключенных договоров, к ним могут заключаться дополнительные соглашения, которые также необходимо приобщать к договорам, а в самом реестре договоров выделить отдельную графу, в которой указывать наличие дополнительных соглашений к договору.
  4. Кроме того, после того, как реестр договоров сформирован и периодически заполняется, необходимо помнить, что в организации необходимо установить с помощью внутренних инструкций и приказов такой порядок, чтобы обеспечивать целостность сведений, внесенных в реестр договоров, защиту их от искажений и несанкционированного доступа, сохранность самих договоров и дополнительных соглашений к ним.
  5. Если руководство организации пришло к выводу о том, что реестр договоров будет вестись на электронном носителе, необходимо обеспечить возможность предоставления содержащихся в реестре договоров сведений на бумажных носителях. При этом обеспечив общее хранение и защиту всех сведений, внесенных в реестр договоров, в том числе путем обязательного создания резервной копии реестра договоров и определения процедур, предоставленных на предотвращение технических сбоев и ошибок, а также предотвращения доступа к реестру договоров неуполномоченных на это лиц.
  6. Если кому-то из сотрудников организации понадобятся оригиналы какого-либо договора, то он может быть выдан исключительно под подпись. Также под роспись  осуществляется возврат подлинника договора. Запрос на выдачу оригинала какого-либо договора целесообразно оформлять в виде служебной записки. 
  7. Кроме того, можно вести реестры договоров по годам или кварталам, и по окончании выбранного срока, папку с документами (договорами)  прошить, пронумеровать и подписать у руководителя организации и бухгалтера. После этого реестр договоров может быть передан на хранение в архив организации. 
  8. Искать решение самому или доверить работу юристу?

    Лучше доверьте работу по заключению договоров и сопровождению сделок юристу или адвокату. Поверьте, он знает тонкости и нюансы, которые помогут Вам не только сохранить время, но избежать критических ошибок. А найти опытных юристов из любого города России Вы сможете на ЮрПроводнике.

    Быстро решить проблему

    Оставьте описание проблемы и юристы дадут совет и сделают наилучшее предложение

    Найти юриста

    Поиск по опытным юристам и адвокатам недалеко от Вас

    Сравнить цены

    Работайте с опытными юристами по фиксированным ценам

  9. Некоторыми организациями, наоборот используется такая схема, при которой ведется реестр договоров и не реже двух раз в год проводится ревизия имеющихся договоров и по ее итогам составляется заключение (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, исполнение по которым окончено). В таком случае, если обнаруживаются договоры, с истекшим сроком действия,  они передаются по описи непосредственно в архив.
1659
Читайте еще по заключению договоров и сопровождению сделок
Оферта
Что это такое и как правильно составить
Добавить заказ

Возникли трудности по заключению договоров и сопровождению сделок?

Узнайте стоимость и как решить Ваши проблемы по заключению договоров и сопровождению сделок

Добавьте заказ

Это быстро, бесплатно и очень просто

Сравните предложения

Изучите отзывы, условия и цены

Договоритесь напрямую

Свяжитесь с любым кандидатом